Verksamhetsuppföljning 

För bättre insikt och kontroll

Hur kan erfarenhetsåterföring mellan produktion och kalkyl förbättras?

Oavsett om projekt är unika eller om momenten upprepas så uppstår erfarenheter. Att regelbundet samla in och dokumentera erfarenheter från projekt gynnar inte bara de enskilda medarbetarna utan även företaget som helhet. I en uppsats på byggingenjörsprogrammet vid Högskolan i Halmstad har man undersökt hur en av Skanskas regioner för Väg och Anläggning arbetar med återföring av erfarenheter mellan avdelningarna för produktion och kalkyl.

Varje projekt har sina egna förutsättningar och att det krävs ett kritiskt tänkande för att anpassa värdena in i nya projekt. Enligt studien är kalkylatorerna medvetna om det här och de använder sig av ett kritiskt tankesätt och anpassar värden utefter det aktuella projektet.

Alla kalkyler utarbetas i projektstyrningsverktyget SPIK som är en del av affärssystemet. Tanken med programmet är att olika typer av information om ett projekt ska kunna sammankopplas.

Kalkylatorn utgår oftast från olika mallar som därefter kan justeras efter behov. Det finns även olika typer av ”recept” med färdiga kalkylposter, även dessa kan justeras så att det passar det aktuella projektet. På så sätt kan man arbeta utifrån en grovstruktur och sedan gå in och ändra, beroende på villkoren för det gällande projektet. Enligt studien har kalkylatorerna överlag en positiv inställning till programmet.

Sedan tar produktionen över kalkylen och arbetar fram en produktionskalkyl och produktionsbudget. All information som finns i programmet följer hela projektet.

 

Enligt studien bottnar de hinder som finns för en effektiv erfarenhetsåterföring i:

  • Tidsbrist.
  • Gruppkonstellationer som förändras.
  • Uteblivna mötestillfällen.
  • En känsla av att individen inte vet vem som kan tänkas vilja ta del av projekterfarenheterna.

  

De rekommendationer som studien lämnar är:

  • Det personliga mötet och det egna kontaktnätet anses vara viktigt, men för att förflytta erfarenhetsvärdena till organisationen så behöver erfarenhetsutbytena ske mer formellt.
  • Att införa avstämningsmöten mellan kalkylator och produktion i projekten för att skapa en effektfull erfarenhetsåterföring.
  • Alla projekt rekommenderas att ha ett formellt slutmöte då kalkylatorn bjuds in och kan få efterfrågade erfarenhetsvärden. Produktionen kan då komplettera eller informera om viktiga faktorer som påverkat resultatet.
  • När interna startmöten utförs bör kalkylatorn vara tydlig med vilket eller vilka erfarenhetsvärden som efterfrågas.
  • En del projektmål bör brytas ner till fler tydliga delmål. Det föreslås att arbeta mer konsekvent med framdriftsuppföljningen och arbetsberedningar i projekten.
  • Skanska Projects är en projektdatabas där information om tidigare projekt samlas och uppgifter till relevant kontaktperson återfinns. Erfarenhetsbanken som finns i Skanska Projects föreslås bli mer lokal, så att användaren kan söka projekt i sitt eget distrikt eller region.
  • Det finns även referensprojektblad som används som källa för att hitta nyckelpersoner. Där kan man se liknande projekt och får fram en kontaktuppgift som man kan kontakta direkt. I studien ges förslaget att komplettera dokumentet med ett fält med beräknad framdrift och ett för verkligt utfall. När informationen är ifylld registreras dokumentet automatiskt i en gemensam databas, exempelvis Skanska Projects.
  • Att göra ett kortfattat mailutskick månadsvis med användbar information och tips gällande projektstyrningsverktyget SPIK är en annan rekommendation. Att dessutom koppla ett dokument till SPIK skulle ge produktionen möjlighet att kunna fylla i aktuell framdrift så att den blir tillgänglig för kalkylatorn direkt. Om produktionen för in framdriftsvärden i SPIK så uppstår en återkoppling automatiskt till kalkylatorn.
  • I studien rekommenderas Skanska att använda en eller ett par enstaka samlingspunkter för återföringen. Den ena platsen kan vara SPIK. På så sätt kan en strukturerad erfarenhetsåterföring äga rum inom avdelningen utan att den upplevs som betungande. För att sedan sprida erfarenheterna ut i organisationen skulle projektreferensbladen kunna kompletteras med framdriftsuppföljning som automatiskt registreras i Skanska Projekts.


Här kan du läsa hela uppsatsen om Erfarenhetsåterföring.

Ett examensarbete av Marie Olovsdotter Andersson, byggingenjörsprogrammet vid Högskolan i Halmstad.


Prenumerera på Ecoimproves nyhetsbrev via e-post och få information om uppföljning och effektivisering inom transport och entreprenad. Nyhetsbrevet är kostnadsfritt. Klicka här för att prenumerera på nyhetsbrevet.